ГОСТ Р ИСО 22310-2009
Группа Т62
НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу
ИНФОРМАЦИЯ И ДОКУМЕНТАЦИЯ. РУКОВОДСТВО ДЛЯ РАЗРАБОТЧИКОВ СТАНДАРТОВ, УСТАНАВЛИВАЮЩИХ ТРЕБОВАНИЯ К УПРАВЛЕНИЮ ДОКУМЕНТАМИ
System of standards on information, librarianship and publishing. Information and documentation. Guidelines for standards drafters records management requirements in standards
ОКС 01.140.20
Дата введения 2010-07-01
Предисловие
1 ПОДГОТОВЛЕН Государственным учреждением Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела "ВНИИДАД" на основе собственного перевода на русский язык англоязычной версии стандарта, указанного в пункте 4
2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 "Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело"
3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 15 декабря 2009 г. N 1260-ст
4 Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ИСО 22310:2006* "Информация и документация. Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования к управлению документами" (ISO 22310:2006 "Information and documentation - Guidelines for standards drafters records management requirements in standards", IDT).
________________
* Доступ к международным и зарубежным документам, упомянутым в тексте, можно получить, обратившись в Службу поддержки пользователей. - .
Наименование настоящего стандарта изменено относительно наименования указанного международного стандарта для приведения в соответствие с ГОСТ 1.5-2001 (подраздел 3.6).
При применении настоящего стандарта рекомендуется использовать вместо ссылочных международных стандартов соответствующие им национальные стандарты, сведения о которых приведены в дополнительном приложении ДА
5 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ
6 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Январь 2019 г.
Правила применения настоящего стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации". Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе "Национальные стандарты", а официальный текст изменений и поправок - в ежемесячном информационном указателе "Национальные стандарты". В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты". Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (www.gost.ru)
Введение
Все большее число стандартов содержит требования, касающиеся создания, использования и управления документами. Поэтому важно, чтобы новые стандарты являлись дополнениями стандартов ИСО 15489-1:2001 и ИСО/ТО 15489-2:2001 для того, чтобы документы, разрабатываемые на основании их требований, оставались последовательными, аутентичными и единообразными.
В стандартах ИСО ТК 46/ПК 11 говорится о необходимости обеспечения взаимодействия международных стандартов. Поэтому настоящий стандарт о требованиях к управлению документацией, устанавливаемых в стандартах ИСО, разрабатывался как дополнительное руководство к Директивам ИСО/МЭК.
Цель настоящего стандарта - содействие специалистам, разрабатывающим новые либо корректирующим устаревшие требования к управлению документами, заложенные в стандартах, а также обеспечивающим соответствие этих требований вышеупомянутым критериям последовательности и функциональной совместимости.
Следование настоящим руководящим принципам предполагает включение в стандарты ИСО/МЭК по управлению документами дополнительных требований, разработанных на основании общих требований, представленных в ИСО 15489.
Применение настоящих руководящих принципов обеспечит взаимодействие вышеназванных стандартов и соответствие им других стандартов по управлению документами и системами с целью их совместного использования заинтересованными организациями.
Технические комитеты ИСО, ответственные за разработку общих требований к управлению документами в стандартах, отвечают за обеспечение целостности своих стандартов. Эти технические комитеты проводят отраслевую политику и обеспечивают дальнейшее руководство в области развития стандартов для каждой отрасли. Такое руководство является дополнением к руководящим указаниям настоящего стандарта.
1 Область применения
Настоящий стандарт объединяет требования, предъявляемые к документам в стандартах ИСО 15489-1, ИСО/ТО 15489-2 и ИСО 23081-1 для включения их во все стандарты, регламентирующие процессы создания и хранения документов. В нем также выделены различные элементы требований, которые следует рассматривать как компоненты расширенной структуры управления документацией.
Содержащиеся в настоящем стандарте указания дополняют правила выполнения технической работы и методологию разработки международных стандартов, установленные Директивами ИСО/МЭК.
Настоящий стандарт предназначен для использования всеми организациями ИСО, участвующими в разработке проблем управления документами или требований к документации в стандартах. Он также может использоваться организациями, не входящими в состав ИСО, но применяющими стандарты ИСО на международном, региональном или национальном уровне и находящимися в процессе разработки стандартов и/или соответствующих документов, устанавливающих требования к управлению документами.
Примечание - Значение термина "стандарт" в настоящем стандарте охватывает целый ряд документов разных видов, а именно: международные стандарты, руководящие принципы ИСО/МЭК, технические спецификации, технические отчеты, общественно доступные спецификации и международные рабочие соглашения, если не указывается конкретный вид документа.
2 Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы датированные и недатированные ссылки на международные стандарты*. При датированных ссылках последующие редакции международных стандартов или изменений к ним действительны для настоящего стандарта только после внесения изменений к настоящему стандарту или путем подготовки новой редакции настоящего стандарта. Для недатированных ссылок действительно последнее издание стандарта, на который была произведена ссылка, включая поправки.
_______________
* Таблицу соответствия национальных стандартов международным см. по ссылке. - .
ISO 15489-1:2001, Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Общие требования (Information and documentation - Records management - Part 1: General)
ISO/TR 15489-2, Информация и документация. Управление документами. Часть 2. Руководящие принципы (Information and documentation - Records management - Part 2: Guidelines)
ISO 23081-1, Информация и документация. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы (Information and documentation - Records management processes - Metadata for records - Part 1: Principles)
ISO/IEC Руководство 2. Стандартизация и смежные виды деятельности. Общий словарь (Standardization and related activities - General vocabulary)
IEC 82045-1, Управление документами. Часть 1. Принципы и методы (Document management - Part 1: Principles and methods)
ISO/IEC Директивы, Часть 2. Правила для структурирования и проектирования Международных Стандартов (Directives, Part 2, Rules for the structure and drafting of International Standards)
3 Термины и определения
В настоящем стандарте применены термины, данные в Руководстве 2 ИСО/МЭК и ИСО 15489-1.
4 Общие принципы
4.1 Типовые требования, устанавливаемые в других стандартах в соответствии с ИСО 15489
Типовые требования, установленные в ИСО 15489, включают в себя:
- требования к созданию документов (правила документирования) - требования, определяющие, какие конкретные документы должны быть созданы в процессе деятельности и введены в систему документов, а также информацию, содержащуюся в этих документах, и данные, которые необходимо собрать об этих документах (метаданные об управлении документами);
- требования к хранению документов - требования, устанавливающие, как долго должны храниться документы, и каким образом их следует передавать сторонним организациям, а также как организовать их уничтожения;
- требования к доступу к документам - требования, устанавливающие, кому разрешен доступ к документам и как регулируются права доступа;
- требования к обеспечению сохранности документов - требования, определяющие условия доступа и использования документов;
- требования к системам, предназначенным для создания и хранения документов;
- инструменты или процедуры управления документами - средства типа схем метаданных, схем классификации, касающихся безопасности и доступа, а также соответствующие органы.
4.2 Дополнительные требования
Дополнительные требования включают в себя:
- целесообразность - специальные требования к управлению документами, которые могут быть разработаны только тогда, когда в этом есть необходимость и когда ссылка на ИСО 15489 является недостаточной;
- совместимость, которая должна быть обеспечена в полном объеме в соответствии с ИСО 15489.
5 Руководство по разработке и структуре требований к управлению документами, устанавливаемых в стандартах
5.1 Общие положения
Большинство руководящих указаний, представленных в данном подразделе, являются дополнением к правилам, данным в Директивах ИСО/МЭК Часть 2, которые содержат требования к структуре и проектированию (порядку создания) международных стандартов.
В процессе разработки нового стандарта следует учитывать совместимость и легкость использования данного дополнения со стандартами ИСО 15489 и ИСО/МЭК 82045-1, включая следующие аспекты:
- термины и определения;
- согласованные общие элементы;
- использование согласованной общей структуры с разделами, на которые следует ссылаться;
- ясность изложения (как текста, так и оформления);
- отсутствие повторений и противоречий.
Разработка и пересмотр всех требований к управлению документами в стандартах должны следовать согласно процессам, описанным в 5.3. В организациях, где проект документа уже принят и обнародован, следует установить области применения рекомендаций 5.3 и 4.2, основываясь на завершенности документа.
Во всех требованиях к управлению документами следует использовать единую терминологию для удобства их использования. По возможности в требованиях к управлению документацией следует использовать общие элементы (см. 5.3.3).
5.2 Специфические отраслевые требования
5.2.1 Общие положения
Там, где предложенные требования к управлению документами касаются какой-либо конкретной области применения (отрасли), нижеследующие положения применяют как дополнение к руководству, данному в 5.3 и 4.2.
5.2.2 Требования к управлению документами, касающиеся конкретной области применения (отрасли)
a) Должны быть совместимы и согласованы с общими требованиям к управлению документами.
b) Должна быть ясно определена специфика этих требований и их отношения с общими требованиями к управлению документами (например, дополнительные требования, касающиеся определенной отрасли, пояснения или и то и другое совместно).
c) Должна быть всегда четко обозначена специфика информации, касающаяся конкретной области применения (например, с использованием различных типографских стилей).
5.2.3 Спецификация разработки (техническое задание)
В случае разработки требований к управлению документами (ИСО 15489-1 п.3.16), следует указать ссылку на стандарт ИСО 15489-1 и ИСО/ТО 15489-2 (в дальнейшем обозначенный как ИСО 15489). В случаях наличия требований, касающихся конкретной области применения (отрасли), они должны быть добавлены к основным в соответствии с рекомендуемой структурой, описанной в настоящем стандарте.
5.2.4 Работа с отступлениями
Любое отступление от спецификации проекта должно быть подтверждено комитетом, разрабатывающим стандарт и задокументировано для предоставления техническому комитету возможности обосновать эти отступления в ИСО. Кроме того, следует установить соответствующие процедуры для внесения этих изменений. За это отвечает технический комитет, работающий со стандартами.
5.3 Модель управления документами, структура и общие элементы
5.3.1 Общие положения
Рекомендуется, чтобы в требованиях к управлению документами для различных целей применялась согласованная терминология и идентифицированный набор общих элементов. Это позволит организациям осуществить внедрение стандартов на единой методологической основе.
Совместимость требований и удобство их использования могут быть повышены путем унификации стандартов. Следует согласовывать такие аспекты, как структура стандарта, количество общих элементов, а также их содержание и используемую терминологию.
5.3.2 Соответствие модели и структуре ИСО 15489
Общая структура требований к управлению документами должна быть основана на признанной модели и логической систематизации требований в соответствии с этой моделью.
Выбранная модель должна включать основные принципы, применяемые к ИСО 15489 с целью содействия:
a) пользователям в понимании этих принципов и применении систем управления документами;
b) разработчикам стандартов в построении последовательной и логической структуры.
Существующие модели требований к управлению документами развиваются, и в будущем могут появиться новые модели. Технические комитеты ИСО, разрабатывающие требования к управлению документами в стандартах, и те, кто собирается использовать другую модель, должны гарантировать ее совместимость со стандартом ИСО 15489 и стандартами, разработанными другими техническими комитетами.
Примечание - Примеры использования этих моделей приведены в ИСО 15489.
5.3.3 Общие элементы
Если технический комитет, разрабатывающий проект требований к управлению документами, выбирает набор элементов, который значительно отличается от приведенного в таблице 1, то в этом случае следует ему включать в свои документы таблицы перекрестных ссылок к другим стандартам.
При формировании типовых элементов требований к управлению документами следует использовать те же самые формулировки, если подразумевается то же самое значение. Такую систематизацию элементов рекомендуется прилагать к проекту стандарта для удобства его использования, а также для совместного применения этого стандарта и стандарта ИСО 15489.
6 Типовые элементы требований к управлению документами
Цель применения систем управления документами так же, как и детали различных аспектов, представлены в ИСО 15489.
Таблица 1 - Типовые элементы требований к управлению документами
Основная область применения требований к управлению документами | Общий элемент требований | Типовой элемент содержания требований |
Создание документов | Административные правила, определяющие, какие документы должны быть созданы и объединены в систему документов. Кроме того, административные правила для контроля статуса документа в течение всего его жизненного цикла и средства для классификации и индексирования документа | Требования к созданию документов |
Хранение документов | Административные правила контроля хранения и уничтожения документов, включая сроки хранения и экспертизу ценности | Специфические требования к хранению, например: |
Доступ к документам | Административные правила контроля и регулирования доступа к документам и их использования | Ответственность за доступ включает в себя: |
Обеспечение сохранности документов | Административные правила контроля выбора формата документов и процессов, связанных с обеспечением воспроизводимости документов и возможностью их восстановления. | Правила перемещения (миграции) документов. |
Системы, создающие и управляющие документами | Системы, создающие и управляющие документами, должны обладать качествами, гарантирующими (обеспечивающими) полноту (неизменность) содержащихся в них документов и их соответствие требованиям организации в отношении учета и контроля | Системы должны быть: |
Инструменты и процедуры управления документами | Инструменты и процедуры управления должны быть разработаны так, чтобы поддерживать структуры управления документами, требуемые в системах управления | Эти инструменты могут включать в себя: |
Ответственность | Ответственность за информацию должна быть распределена и оцениваться в соответствии с контекстом деловой деятельности |
Приложение ДА
(обязательное)
Сведения о соответствии ссылочных международных стандартов национальным стандартам
Таблица ДА.1
Обозначение ссылочного международного стандарта | Степень соответствия | Обозначение и наименование соответствующего национального стандарта |
ISO 15489-1:2001 | IDT | ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Часть 1. Общие требования" |
ISO/TR 15489-2 | - | * |
ISO 23081-1 | IDT | ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы" |
ISO/IEC Руководство 2 | - | * |
IEC 82045-1 | - | * |
ISO/IEC Директивы. Часть 2 | - | * |
* Соответствующий национальный стандарт отсутствует. До его утверждения рекомендуется использовать перевод на русский язык данного международного стандарта. Примечание - В настоящей таблице использовано следующее условное обозначение степени соответствия стандартов: - IDT - идентичный стандарт. | ||
УДК 005.92:006.354 | ОКС 01.140.20 | Т62 |
Ключевые слова: документ, управление документами, система управления документами, разработка требований к управлению документами, типовые требования к управлению документами, специфические требования к управлению документами, требования к созданию документов, требования к хранению документов, требования к доступу, требования к обеспечению сохранности документов, требования к системам управления документами | ||
Электронный текст документа
и сверен по:
, 2019